Giải Thưởng Bệnh Viện PR Tốt Nhất Hệ Thống Tập Đoàn Y Khoa Hoàn Mỹ (6 tháng đầu năm 2016)
Trong chương trình MKT workshop được tổ chức tại Đà Nẵng tháng 8/2016, Tập đoàn y khoa Hoàn Mỹ đã trao giải thưởng danh dự cho Bệnh viện Hoàn Mỹ Đà Nẵng – Giải bệnh viện PR tốt nhất hệ thống. Đây thực sự là một niềm vui, một niềm tự hào lớn cho bản thân.
Hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực y tế, từng bước chân ướt chân ráo tiếp cận với các phóng viên báo, đài. Bị phàn nàn nhiều, bị phê bình nhiều bởi không phải là một đứa chuyên ngành truyền thông, một đứa không được đào tạo về biên tập tin, lấy tin, khai thác tin, viết lách…Rồi thì sao, ai làm mà không bị vấp, chỉ có người không làm thì mới tìm không ra lỗi sai. Một người làm MKT trong bệnh viện mà nhận phê bình bởi cấp trên là “Chị thấy em không tương tác, chưa tạo được mối quan hệ với các anh chị phóng viên”. Để người ta đưa tin cho mình mà không tương tác tốt thì lấy đâu ra người ta hỗ trợ mình. Kể từ câu nói đó, phải lên kế hoạch tiếp cận, khai phá con đường PR và dĩ nhiên đầu tư ít thời gian quản lý event, không làm sự vụ và tạp vụ nhiều. Ưu tiên cho công cuộc phát triển PR của mình nhiều hơn.
- Tiếp cận phóng viên:
Tạo dựng mối quan hệ:
Tiếp cận với những anh chị phóng viên dễ gần nhất và những người khó tiếp cận thì gặp sau, hãy tiếp cận họ một cách chân thật. Anh chị phóng viên sành đời lắm, nên đừng có qua mặt họ làm gì, người ta bôn ba lấy tin, phải săn lùng nhiều cái. Để biên tập bài viết, người ta phải có kiến thức gọi là khá chuyên sâu. Để đăng tin lên nhiều lĩnh vực, người ta phải có phổ kiến thức rộng… Cho nên, hãy tiếp cận họ một cách chân tình và theo kiểu đôi bên cùng có lợi, họ cần mình và mình cần họ, chứ không nên nhún nhường. Vì họ cũng phải cần bạn để họ có thêm nguồn thông tin y tế một cách chủ động hơn. Hãy thiết lập mối quan hệ theo kiểu 5-5, còn không thì nhượng bộ một tí nhưng tối đa là 4-6 (họ 6, mình 4). Dù sao thì cho vẫn lợi hơn nhận, hãy cho đi thì về lâu về dài mình sẽ nhận được nhiều hơn. Khi đã làm quen với các anh chị phóng viên gần gũi, bạn sẽ có bước đà để tiếp cận những phóng viên khác, thông qua nhóm phóng viên, bạn sẽ hiểu được những phóng viên liên đới và tìm được cách tiếp cận phù hợp hơn. Từ đó mạng lưới các phóng viên của bạn sẽ dày lên, tin của bạn gửi đăng được bay và lan xa hơn. Và điều đặc biệt, bạn hãy giữ khoảng cách với họ. Các nguồn thông tin mật của cơ quan chỉ giữ cho riêng mình, không vì thân thương mà chia sẻ, vẫn giữ sự chân thành và thiện chí hợp tác.
Biên tập tin để chạy bài đăng:
Nếu làm với phóng viên báo nào thì bạn nên bỏ chút thời gian đọc bài của phóng viên đó trên trang báo của họ. Đó là văn phong mà họ viết bài, cũng như bài đăng đó có đủ giá trị đã được ban biên tập duyệt. Tưởng tượng khi bạn gửi một bài viết mà họ nhận ra là “À, bài viết này mình khỏi phải biên tập nhiều, văn phong có vẻ ổn”. Khi tin của bạn gửi mà phóng viên không phải biên tập nhiều thì khả năng đăng bài cao vì người ta không có nhiều thời gian để biên tập tin cho bạn, thấy tin ổn thì người ta cứ gửi cho ban biên tập, ít nhất cũng để đảm bảo chỉ tiêu số lượng bài.
Với team MKT Hoàn Mỹ Đà Nẵng, mỗi ngày tôi chia team (3 người) mỗi người một tờ báo. Tôi đọc Thanh niên, 2 người còn lại đọc Tuổi trẻ & Công an Đà Nẵng. Mấy tờ báo này có số lượng bạn đọc lớn và phù hợp với kênh quảng bá tại khu vực miền Trung – Tây Nguyên. Hơn nữa, 3 tờ báo này là bệnh viện chi tiền cho team tôi đọc, nên báo miễn phí cũng tranh thủ tận dụng. Cuối ngày tôi cũng liếc qua 2 tờ báo còn lại để xem các tin khác nhau giữa các báo, cũng như tham khảo cách biên tập tin của mỗi phóng viên khi khai thác chung một đề tài.
Mỗi ngày tôi đọc 3 tờ báo không phải tôi rảnh, mà tôi đọc để lướt các tin chính phục vụ cho việc “chém gió”, đọc để nghiên cứu thị trường y tế có tin gì hot không, đặc biệt là các tin có liên quan đến đối thủ. Và quan trọng hơn cả là đọc để biết cách chọn lọc và biên tập tin để gửi phóng viên.
- Tiếp cận nguồn tin:
Loại tin dễ thu hút báo chí:
Đây được coi là công đoạn quan trọng nhất. Có thể nói bạn được gọi là một phóng viên trong môi trường bệnh viện. Các kiểu tin dễ được đăng nhất là: tin bệnh lạ, tin cấp cứu ca bệnh nặng, tin áp dụng kỹ thuật cao… hầu như đều là các tin về chuyên môn. Vậy làm sao bạn có được những thông tin này tại viện? Làm sao bạn cập nhật nó kịp thời?
Đối tượng để săn tin:
Bởi vậy, hãy tạo cho mình một cầu nối thông tin đến các khoa phòng có liên quan, hãy tìm những người mấu chốt, chia sẻ cho họ biết mong muốn của mình và lợi ích của những bài đăng trên báo, thi thoảng mời họ ly cà phê để gia tăng thêm tình thân. Những người mấu chốt thường làm việc để săn tin: điều dưỡng trưởng, bác sĩ trưởng khoa, nhân viên chăm sóc khách hàng, phòng kế hoạch tổng hợp.
Cách lấy tin:
Đầu tin khai thác thông tin chính từ nguồn tin mà các đối tượng thông báo cho bạn.
Bạn liên hệ điều dưỡng trưởng khoa liên quan lấy hồ sơ bệnh án của bệnh nhân, chọn lọc những từ khóa chính và tự mình biên tập lại trước khi gửi cho bác sĩ chuyên môn đã thực hiện ca bệnh đó hoặc bác sĩ trưởng khoa thuộc khoa đó.
Hãy gửi bài viết demo đưa bác sĩ cần phê duyệt xem qua. Sau đó biên tập lại và gửi lại cho bác sĩ duyệt lần cuối. Đặc biệt, tất cả các bài viết đăng báo đều phải có chữ kí của bác sĩ liên quan để họ chịu trách nhiệm nhe các bạn. Bản thân chúng ta là người săn tin, biên tập tin và việc phê duyệt sản phẩm trước khi ra lò là của bác sĩ. Vì dân PR như mình hổng có trình độ chuyên môn mổ xẻ hay xử lí.
Nên nhớ, quy trình này là diễn ra tại Hoàn Mỹ Đà Nẵng, chứ một số đơn vị khác thì phải thông qua ông giám đốc chuyên môn nữa. Mà thường tới ông này, thì bài đăng đã trễ thời hạn gửi. Hoàn Mỹ Đà Nẵng được cái là bác giám đốc chuyên môn hoàn toàn tin tưởng vào năng lực của bác sĩ thực hiện, vì thế tin của Hoàn Mỹ nó dễ bay xa hơn các bệnh viện khác bởi tính kịp thời.
Cũng đừng bỏ qua sự hợp tác của đồng đội mình, hãy chia sẻ những thông tin, những kinh nghiệm mà bạn đã trải nghiệm để đưa Hoàn Mỹ Đà Nẵng lên sóng cho đồng đội. Bởi không phải lúc nào, bạn cũng sẵn sàng 24/24 để lấy và biên tập tin đâu. Hãy cùng chung tay với đồng đội để đem lại lợi ích tốt nhất cho bệnh viện mình.
Gửi bài đăng:
Tin dù hay nhưng gửi trễ thì chả có cách nào phóng viên người ta giúp bạn chạy bài được đâu. Bạn phải hiểu là cái tin hot bây giờ phải kịp thời thì bạn đọc người ta mới đọc. Tin y tế thường chiếm tỉ lệ rất in trong tổng số lượng bài đăng, nên bạn phải gửi tin giá trị và kịp thời thì họa may mới chạy bài được nhe.
Công tác xử lí nội bộ phải nói là ưu tiên hàng đầu, hãy cố gắng có được bài đăng phê duyệt ở bệnh viện nhanh nhất để gửi tin cho phóng viên kịp thời.
– Trường hợp phỏng đoán tin này là tin hot ở mức độ vừa: thì bạn hãy cố gắng biên tập cho tốt để tin bài dễ chạy.
– Trường hợp phỏng đoán tin này là hot: thì bạn hãy cung cấp đầy đủ nhất các ý chính. Tin có giá trị, tự ắt phóng viên người ta biên tập giúp mình luôn.
Việc đánh gia tin gửi đăng ở mức độ hot như thế nào thì phải dựa vào kinh nghiệm của bạn trong suốt quá trình làm việc. Bạn có thể so sánh tin đó với những tin trước, phóng viên người ta chạy tin những bài trước ra sau thì bạn có thể dự đoán được.
Kết luận: Sở dĩ Hoàn Mỹ Đà Nẵng được giải thưởng này, là bởi vì tôi có được sự hướng dẫn, định hướng của cấp trên, sự đột phá trong công tác làm mặt dày hơn khi bị các anh chị phóng viên la rầy vì viết văn dở. Song, cái gì cũng có cái giá của nó. Bạn hãy cố gắng trong lặng thầm, thành công nó sẽ đến.
