Thực hiện việc quản lí dự án dọc theo các khoa phòng trong công ty bạn dường như là không thể. Hãy tránh 5 vấn đề dưới đây để hạn chế cho việc thiếu kinh nghiệm xử lí của mình.
Implementing project management across all departments in your agency can seem impossible. Avoid these five pitfalls for a less daunting experience
pitfalls : difficulty or problem
daunting: chiến đấu theo cách làm bạn lo sợ vì thiếu kinh nghiệm
1. Thông tin không cụ thể hoặc thường xuyên thay đổi/ Not being specific enough with scope—or allowing scope to frequently change
Để tránh những điều không thích hoặc bất chợt xảy ra, đó hoàn toàn là điều mà dự án của bạn mong đợi. Thậm chí với những thay đổi nhỏ như màu sắc của logo, thêm trang mới vào website cũng có thể gây quá tải cho dự án của bạn về mặt ngân sách và thời gian.
To avoid unnecessary scope creep or major hiccups, it’s absolutely critical to be specific about your project’s expectations. Even something small like changing the color of a logo or adding a page to a website may cause a project to go over budget or outlined time constraints.
Hiccup: bất chợt
Creep: những điều không thích
Để xác định rõ ràng dự án dựa trên những quan sát cụ thể, rõ ràng ngân sách và nguồn tài nguyên dự án. Nên nhận biết rằng những điều bạn không thích thường diễn ra, nhưng việc tham gia vào những thay đổi đó sẽ giúp bạn tránh sự trì hoãn không liên quan và không mong đợi.
Clearly defining your project from the outset and consistently monitoring its budget and resource usage keeps your project within scope. Be aware that scope creep is common, but anticipating these changes can help you avoid extraneous delays and deviations.
Extraneous= irrelevant
Deviations= những việc khác không mong đợi
2. Không linh hoạt/ Not being flexible
Trong khi những nhà quản lí dự án nên hướng dẫn team của họ thành công, thì họ cũng nên cần bằng giữa phong cách lãnh đạo thưởng và phạt. Sự cụ thể của các dự án có thể được làm cụ thể hơn và duy trì tính linh hoạt và thích ứng, đó cũng là cách mà team trong dự án phải thích nghi. Đừng nghi ngờ khi lắng nghe một thông tin mới hay những đề nghị khác diễn ra trước đó, xuyên suốt trong quá trình dự án hoàn thành.
While project managers should be able to guide their teams to success, they should also strike a balance between authoritative and authoritarian leadership styles. The specifics of projects can vary—and remaining flexible and adaptable is the only way that project teams can respond. Don’t hesitate to listen to new information and suggestions that may occur before, during or after a project’s completion.
Chúng tôi khuyên những nhà quản lý dự án nên hướng tới những khoản thời gian giữa các dự án để có cái nhìn mới hơn về những điểm cần lưu ý xuyên suốt dự án. Đó là cách mà bạn sẽ xem lại tình trạng của dự án và bạn cải thiện cấu trúc công ty như thế nào trong tương lai.
We advise project managers to take a step back at various intervals of the project to get a fresh look at the trajectory of the overall project. This way, you’ll be able to review the status of your project and how you can improve the future of your agency’s organizational structure.
Step back = forward
Rajectory: khoanh vùng khu vực bị lưu ý
3. Không có hệ thống tiếp cận định hướng hoặc chấp nhận những thay đổi/ Not having a systemized approach to track and approve changes
Track: search by following mark
Thành công hay thất bại thường phụ thuộc vào những thay đổi xảy ra sau khi dự án bắt đầu. Xa hơn nữa, công ty thường không thiết lập tổ chức cấu trúc cho việc chấp nhận và theo đuổi sự thay đổi. Quan trọng không kém là sự linh hoạt và sẵn sàng thay đổi, xác định một tiến trình rõ ràng để dự án được thành công.
Success or failure is often contingent on the changes that occur after a project begins. And far too often agencies do not have established organizational structures in place for approving and tracking changes. As important as it is to be flexible and open to change, having a clearly defined process in place is equally important to ensure project success.
Contingent= dependent
Chắc chắn rằng, hệ thống tiến trình của bạn phải liên quan đến các dữ liệu, bao gồm như:
- Chi phí của sự thay đổi
- Tại sao sự thay đổi là cần thiết
- Hiệu quả/ảnh hưởng trên tổng thể dự án
Bạn phải thiết lập các tiến trình tại từng thời điểm thích ứng, điều đó sẽ giúp việc phát hiện, đón nhận những vấn đề ít rủi ro hơn.
Be sure that your systemized process tracks pertinent details, including:
- Cost of the change.
- Why changes are necessary.
- Impact on the overall project.
Once you have established processes in place, it becomes increasingly easier to identify, anticipate and, ultimately, mitigate problems.
Pertinent= relevant
Impact: effect/influence of event
Anticipate: to expect that something will happen
Ultimate=final
Track: tìm kiếm theo gợi ý
4. Không sử dụng đơn vị đo lường để xác định sự thành công/ Not using metrics to define success
Để đo lường sự thành công, bạn phải biết bạn đạt đến thành công thực sự nào. Tại thời điểm bắt đầu, người quản lí dự án nên chắc chắn rằng anh ấy/cô ấy hiểu người tiêu dùng cuối cùng hay cổ đông quan tâm đến sự thành công của dự án.
Mỗi khách hàng hay mỗi chiến dịch phải khác biệt nhau. Nhưng cấu trúc tổ chức tại mỗi tình huống phải được đảm bảo sự hài lòng của nhiều bên liên quan.
To , you have to know when you actually reach success. At the very beginning, a project manager should ensure is that he/she understands what the end users or stakeholders consider a successful completion to a project.
Each client and campaign will differ. But having organizational methods in place that track metrics will guarantee that all parties walk away satisfied.
5. Không sử dụng phần mềm quản trị dự án/ Not utilizing project management software
Phần mềm tốt nhất có thể kích hoạt sự sáng tạo của hệ thống trong quy trình tự động xuyên suốt các khoa phòng, cho phép tổ chức dự án phù hợp với tổ chức công ty. Không chỉ có các yếu tổ cơ bản của phần mềm tích hợp như: chia sẻ thông tin, thay đổi yêu cầu, báo cáo và các chỉnh sửa, nó kích hoạt việc giao tiếp hiệu quả.
The best software enables creative agencies to automate processes across departments, allowing project organization to fit naturally into your agency. Not only does facilitate the nitty-gritty details such as file sharing, change orders, reports and proofing, it enables effective communication.
